A continuación os presentamos una guía de Drupal Commons. Se trata de una guía de iniciación a las funcionalidades de la comunidad o red social de Drupal Commons "out of the box" una vez la hemos instalado en un servidor y respetando la configuración por defecto.
Contenidos de la guía
Antes de pasar a explicar Drupal Commons a fondo, creemos interesante comentar brevemente la siguiente figura, que divide esquemáticamente las partes de una comunidad online estándar y nos propone el vocabulario que de aquí en adelante sugerimos usar para los distintos elementos y actores de la comunidad:
Entendemos por usuarios anónimos los visitantes que no se han registrado en la comunidad o que la estan visitando sin acceder con su usuario y contraseña. Los usuarios anónimos pueden ver ciertos contenidos, pero no pueden participar en la creación de éstos ni llevar a cabo alguna acción como comentar los contenidos.
Entendemos por miembros de la comunidad los visitantes que ya se han registrado en la comunidad y la están visitando accediendo con su usuario y contraseña.
Partes de la comunidad: como podemos apreciar en la imagen, nuestra comunidad virtual se divide en una parte pública y otra restringida. La parte pública será visible para los usuarios anónimos. Por otro lado tenemos otra parte restringida, esta estará formada por los usuarios miembros y contará con contenidos restringidos.
Audiencia: la audiencia de un contenido será la parte de la comunidad a la que se hace acesible un contenido.
Toda comunidad tiene una pizarra o dashboard (lo que se conoce como "muro" en el caso de Facebook), en la pizarra es donde se muestran los contenidos que se publican en la comunidad. Entre ellos los de nuestro usuario miembro.
En Drupal Commons los tipos de contenidos por defecto que un usuario miembro puede crear y compartir en la pizarra son:
*El contenido de tipo wiki no es muy habitual, pero es interesante en una red social orientada al trabajo colaborativo. El resto de contenidos, post, pregunta o encuesta, son similares y no vale la pena extendernos en detallarlos, (bastará con la imagen que proporcionamos en el sigueinte punto).
Con un simple vistazo a las pantallas de creación de contenidos podemos hacernos una idea de lo simple que es crear un contenido y las pequeñas diferencias entre éstos.
Como vemos, en la siguiente figura, podemos filtrar los contenidos de la pizarra por:
*Si pulsamos directamente sobre el título de un grupo, accederemos a la página del grupo en la que podremos ver la pizarra con los contenidos exclusivos del grupo, por consiguiente, la manera de filtrar los contenidos por grupo es accediendo a su ficha.
Los distintos tipo de contenidos permiten adjuntar por defecto: imágenes y vídeos, más de uno a la vez si se desea. El sistema también acepta otros contenidos como el de audio, y en cualquiera de los siguientes formatos: jpg, jpeg, gif, png, oembed, mov, mp4, m4v, mpeg, avi, ogv, webp, webm. y también contenidos como vídeos u otros contenidos provinientes de plataformas como Youtube, Vimeo, etc.
*Si queremos añadir tipos de contenido distintos a los que vienen por defecto en Commons (post, pregunta, encuesta, wiki) nuestro programador Drupal lo podrá hacer de manera sencilla gracias a la flexibilidad y potencia de este CMS.
Un usuario solo podrá publicar contenidos para su círculo de contactos (amistades) y para grupos: sus grupos u otros grupos abiertos, que permiten contribuciones de terceros.
Por consiguiente un usuario sólo podrá ver los contenidos que le correspondan. No verá los contenidos de grupos privados o los que otro usuario haya publicado solamente para su círculo de amistades.
Usuarios anónimos:
Miembros de la comunidad:
Cuando accedemos a un contenido podemos:
Una de las características que presenta Drupal Commons es el tratamiento especial para los eventos. Este tipo de contenido se destaca en el menu principal y tiene sección propia a parte de la pizarra.
Los eventos se listan en una columna que muestra la información básica de cada evento junto con un botón donde podemos marcar nuestra participación (1). También nos informa del número de participantes inscritos y nos da aceso a ver sus fichas. Como en otros contenidos el evento presenta el botón de "me gusta" y el de "seguir".
Al la derecha de esta columna principal se situa un bloque que nos muestra de forma resumida los eventos en los que un usuario miembro se ha inscrito (2) y los que sigue (3).
Al acceder a la ficha del evento vemos la información completa y al igual que en el resto de contenidos tenemos la posibilidad de:
Drupal Commons por defecto permite crear un evento a cualquier usuario registrado, desde el botón: "listar evento".
Los eventos tienen una formulario de creación muy completo, en la que a parte de los datos principales se permite configurar un sistema básico de configuración del evento donde podemos indicar organizadores, permitir el registro o acotar el número de participantes permitidos.
El autor de los eventos puede, en cualquier momento, editar los datos principales del evento. Pero no puede acceder a modificar ciertas cosas que si puede hacer el superadministrador, como desapuntar a los usuarios inscritos o enviar un email masivo a los usuarios inscritos.
A parte de nuestro círculo de amistades, la comunidad se puede dividir en grupos.
Los grupos de la comunidad tienen una sección propia a la que se puede acceder desde el menú principal.
En la sección Grupos vemos una lista de grupos con datos e información resumida de cada grupo:
En la ficha de grupo veremos el titulo, la descripción, su pizarra (con todos los contenidos del grupo), un bloque de resumen de la actividad reciente y los miembros que forman el grupo:
A parte al igual que los contenidos podemos:
Para ser un colaborador tan solo hace falta crear contenido y asignarlo a un grupo determinado. El sistema automáticamente te detecta como colaborador del grupo a raíz de esta acción.
La publicación de un grupo depende del superadministrador. Cuando un usuario crea y guarda un grupo, éste queda pendiente de moderación y hasta que no lo valida y publica el "superadministrador" no empieza a "funcionar".
El usuario creador del grupo queda asociado como administrador del grupo.
*Un poco más adelante explicamos como se crea un grupo.
Los grupos pueden ser de varios tipos.
Cualquier usuario que contribuya, aportando contenido al grupo, quedará asociado.
(cerrados con petición): un usuario deberá hacer una petición para formar parte del grupo y esta deberá ser aprobada por el administrador del grupo.
(Adhesión por invitación): un usuario no puede pertenecer a este grupo a menos que tenga invitación. La invitación la activa el organizador del grupo dado que no es algo que se puda solicitar. Los grupos privados estan absolutamente ocultos y no sabremos de su existencia a menos que seamos invitados.
Hasta que el superadministrador no haya moderado y publicado un grupo no será visible para la comunidad. (solo será visibles para su creador). Una vez publicados:
Cualquier usuario miembro de la comunidad puede crear un grupo desde un botón que aparece en la parte superior del listado de grupos.
Se crea rellenando un formulario bien simple.
El formulario nos pide información básica como título, descripción, logo, y tipo de grupo.
Los tipo de grupos que hemos dicho son:
Cabe apuntar que los moderados pueden ser de dos tipos
Como hemos visto, con anterioridad, dependiendo del tipo de grupo que elijamos vamos a tener la posibilidad de restringir más o menos los miembros, la audiencia de los contenidos y la publicación de éstos: quién los ve y quién no los ve.
Los contenidos publicados en los "Grupos Abiertos" los verá todo el mundo: usuarios anónimos y miembros de la comunidad.
Lo mismo sucederá con los contenidos de los "Grupos Cerrados" (con contenidos sin restringir a los miembros que no son del grupo).
En cambio los que se publiquen en "Grupos Cerrados" (con contenidos restringidos a los miembros que no son del grupo) y los "Grupos Privados" solo serán visibles para los miembros que formen parte de los grupos en cuestión.
Formar parte de un grupo abierto
Formar parte de un grupo moderado
El administrador de un grupo, a parte de validar las solicitudes de adhesión al grupo, puede editar todos los contenidos de éste (aúnque él no sea el autor), desactivar, o borrar miembros del grupo, y otorgar roles de administradores a otros miembros.
Un visitante se puede dar de alta en la comunidad desde el botón de registro, que destaca en la pantalla de inicio. Un formulario nos pide nombre, apellido y e-mail y enseguida nos llega una notificación de bienvenida, para validar nuestra cuenta, que nos permite acceder a la comunidad y establecer una nueva contraseña si lo deseamos.
Una vez registrados ya somos un miembro más de la comunidad que puede interactuar con el resto y publicar contenidos.
Los contenidos los publicamos para nuestro grupo o para nuestros contactos.
Por defecto Drupal Commons te permite publicar contenidos para tus amistades o grupos.
Cuando acedemos a la comunidad es habitual empezar buscando miembros a los que solicitar amistad. Lo podemos hacer desde el buscador de la cabecera. Los resultados se nos muestran en una pantalla aparte:
Pedir amistad a un miembro de la comunidad es muy sencillo, se hace desde un botón de su ficha:
Si hacemos clic en el botón solicitud de amistad, deberemos esperar que el usuario confirme la petición.
Lo podrá hacer cuando acceda a la comunidad y se de cuenta de que tiene una solicitud pendiente, por defecto no se envía una notificación por e-mail.
En la cabecera de la comunidad aparece un aviso sobre su icono de usuario:
Una vez aprobada la amistad, el usuario nos figurara nuestro grupo de amistades, si lo deseamos, desde allí podremos entablar un diálogo mediante mensajes privados. O romper la relación si nos interesa pulsando un botón.
Los mensajes, del mismo modo que las peticiones de amistad, quedan resaltadas y marcadas en la cabecera de la web, sobre el icono correspondiente: un sobre.
Otra forma más directa de enviar un mensaje a un amigo es desde el icono que nos aparecerá en la ficha del miembro, una vez que el miembro figura entre nuestras amistades.
*No solo podemos acceder a la ficha de un miembro desde la página de resultados de la búsqueda (como hemos visto antes), lo podemos hacer desde cualquier pantalla en la que veamos información de los miembros: un enlace, una imagen, etc.
Antes de pedir la amistad nos puede interesar consultar la información del miembro desde su ficha.
A parte del comentado botón de solicitud de amistad vemos un botón de "seguir". Si lo marcamos, estaremos al corriente de la actividad de este usuario: seremos notificados siempre que el usuario publique un contenido, siempre que lo publique teniéndonos en cuenta como parte de su audiencia. Si lo publica para un grupo privado no tendremos ni acceso al contenido ni la notificación correspondiente.
El usuario dispone de un tablero que le permite acceder y editar tanto sus datos como la configuración general de su cuenta.
El menú de usuario tiene 5 pestañas:
Permite al usuario estar alerta de todo lo que está siguiendo en la comunidad, ya sean grupos, personas, o un tema o contenido concreto.
Las notificaciones llegan clasificadas por:
El usuario puede desmarcar los ítems que desea dejar de seguir.
Desde aquí el usuario puede acceder a los mensajes y atender las invitaciones que recibe del resto de miembros de la comunidad
El community manager o superadministrador tiene acceso a un extenso panel de gestión desde donde puede editar todos los contenidos, grupos y usuarios.
El tablero permite editar todos los contenidos de la comunidad, uno por uno o de manera masiva desde un listado de acciones.
Cuenta con opciones para filtrar los contenidos por estado y por tipo de contenido.
El tablero permite editar todos los comentarios de la comunidad que clasifica por apartados en:
El tablero permite editar todos los archivos de la comunidad.
Cuenta con opciones para filtrar los ficheros por tipo: Imagen, Video, Documento, Audio.
El tablero permite acceder a todos los grupos de la comunidad tanto para editar su contenido como para administrarlo.
Por ejemplo, desde la adminsitración podemos editar sus miembros:
El comunity manager podrá gestionar todos los mensajes de la comunidad. Para poder llevar a cabo esta gestión el sistema cuenta con una amplia variedad de opciones.