Características de Drupal Commons

A continuación os presentamos una guía de Drupal Commons. Se trata de una guía de iniciación a las funcionalidades de la comunidad o red social de Drupal Commons "out of the box" una vez la hemos instalado en un servidor y respetando la configuración por defecto.

Contenidos de la guía

• Partes de una comunidad online o red social
• La pizarra o muro de Drupal Commons
• Tipos de contenido en Drupal Commons: post, pregunta, encuesta, wiki.
• Creación de los contenidos en Drupal Commons
• Audiencia y publicación de los contenidos
• Visibilidad de los contenidos
• Acciones generales sobre un ítem o contenido
• Eventos en Drupal Commons
• Crear un evento
• Edición y seguimiento de los eventos
• Grupos de la comunidad
• Vista listado de grupos
• Ficha de grupo
• Publicación de un grupo
• Tipo de grupos 
• Visibilidad de los grupos
• Creación de un grupo
• Visibilidad de los contenidos de los grupos 
• Unirse a un grupo
• Darse de alta en la comunidad
• Solicitar amistad en la comunidad
• Pasos de la solicitud
• Interacciones amistades (aceptación de amistad, mensajes privados)
• Ficha de usuario miembro
• Seguir la actividad de un usuario
• Tablero de gestión de un usuario
• Perfil
• Notificaciones
• Mensajes e invitaciones
• El superadministrador de Drupal Commons
• Edición de contenidos
• Edición de comentarios
• Edición de ficheros
• Edición de grupos
• Edición de mensajería

Partes de una comunidad online o red social

Antes de pasar a explicar Drupal Commons a fondo, creemos interesante comentar brevemente la siguiente figura, que divide esquemáticamente las partes de una comunidad online estándar y nos propone el vocabulario que de aquí en adelante sugerimos usar para los distintos elementos y actores de la comunidad:

Usuarios anónimos:

Entendemos por usuarios anónimos los visitantes que no se han registrado en la comunidad o que la estan visitando sin acceder con su usuario y contraseña. Los usuarios anónimos pueden ver ciertos contenidos, pero no pueden participar en la creación de éstos ni llevar a cabo alguna acción como comentar los contenidos.

Usuarios anónimos:

Entendemos por miembros de la comunidad los visitantes que ya se han registrado en la comunidad y la están visitando accediendo con su usuario y contraseña.

Partes de la comunidad: como podemos apreciar en la imagen, nuestra comunidad virtual se divide en una parte pública y otra restringida. La parte pública será visible para los usuarios anónimos. Por otro lado tenemos otra parte restringida, esta estará formada por los usuarios miembros y contará con contenidos restringidos.

Audiencia: la audiencia de un contenido será la parte de la comunidad a la que se hace acesible un contenido.

La pizarra o muro de Drupal Commons

Toda comunidad tiene una pizarra o dashboard (lo que se conoce como "muro" en el caso de Facebook), en la pizarra es donde se muestran los contenidos que se publican en la comunidad. Entre ellos los de nuestro usuario miembro.

Tipos de contenido en Drupal Commons: post, pregunta, encuesta, wiki.

En Drupal Commons los tipos de contenidos por defecto que un usuario miembro puede crear y compartir en la pizarra son:

• Post
• Pregunta
• Encuesta
• Wiki

*El contenido de tipo wiki no es muy habitual, pero es interesante en una red social orientada al trabajo colaborativo. El resto de contenidos, post, pregunta o encuesta, son similares y no vale la pena extendernos en detallarlos, (bastará con la imagen que proporcionamos en el sigueinte punto).

Creación de los contenidos en Drupal Commons.

Con un simple vistazo a las pantallas de creación de contenidos podemos hacernos una idea de lo simple que es crear un contenido y las pequeñas diferencias entre éstos.

Como vemos, en la siguiente figura, podemos filtrar los contenidos de la pizarra por:

• Tipo de contenido
• Contenidos que estamos siguiendo
• Más reciente o más activo

*Si pulsamos directamente sobre el título de un grupo, accederemos a la página del grupo en la que podremos ver la pizarra con los contenidos exclusivos del grupo, por consiguiente, la manera de filtrar los contenidos por grupo es accediendo a su ficha.    

Los distintos tipo de contenidos permiten adjuntar por defecto: imágenes y vídeos, más de uno a la vez si se desea.  El sistema también acepta otros contenidos como el de audio, y en cualquiera de los siguientes formatos: jpg, jpeg, gif, png, oembed, mov, mp4, m4v, mpeg, avi, ogv, webp, webm. y también contenidos como vídeos u otros contenidos provinientes de plataformas como Youtube, Vimeo, etc.

*Si queremos añadir tipos de contenido distintos a los que vienen por defecto en Commons (post, pregunta, encuesta, wiki) nuestro programador Drupal lo podrá hacer de manera sencilla gracias a la flexibilidad y potencia de este CMS.

Audiencia y publicación de los contenidos

Un usuario solo podrá publicar contenidos para su círculo de contactos (amistades) y para grupos: sus grupos u otros grupos abiertos, que permiten contribuciones de terceros.

Por consiguiente un usuario sólo podrá ver los contenidos que le correspondan. No verá los contenidos de grupos privados o los que otro usuario haya publicado solamente para su círculo de amistades.

Visibilidad de los contenidos

Usuarios anónimos:

• No ven la pizarra de la comunidad en la página de inicio, pero ven los contenidos de los grupos abiertos y los grupos moderados que no restringen sus contenidos. El hecho de no ver la pizarra general, y no poder publicar comentarios, hace que los usuarios anónimos se animen a realizar el registro y alta en la comunidad.
• No ven los contenidos de los grupos moderados que restringen sus contenidos ni el de los grupos privados.
• Pueden participar marcando contenidos con el "me gusta"

Miembros de la comunidad:

• Ven los contenidos de los grupos abiertos y los grupos moderados que no restringen los contenidos.
• No ven los contenidos de los grupos moderados que restringen sus contenidos ni el de los grupos privados.
• Optan a todas las opciones de participación. Comentarios, "me gusta", etc.

Acciones generales sobre un ítem o contenido

Cuando accedemos a un contenido podemos:

• Añadir comentario.
• Marcar "me gusta".
• Marcar "seguir.
• Marcar como contenido inapropiado.

Eventos en Drupal Commons

Una de las características que presenta Drupal Commons es el tratamiento especial para los eventos. Este tipo de contenido se destaca en el menu principal y tiene sección propia a parte de la pizarra.  

Los eventos se listan en una columna que muestra la información básica de cada evento junto con un botón donde podemos marcar nuestra participación (1). También nos informa del número de participantes inscritos y nos da aceso a ver sus fichas. Como en otros contenidos el evento presenta el botón de "me gusta" y el de "seguir".

Al la derecha de esta columna principal se situa un bloque que nos muestra de forma resumida los eventos en los que un usuario miembro se ha inscrito (2)  y los que sigue (3).

Al acceder a la ficha del evento vemos la información completa y al igual que en el resto de contenidos tenemos la posibilidad de:

• Añadir comentario.
• Marcar "me gusta".
• Marcar "seguir·
• Marcar como contenido inapropiado.

Crear un evento en Drupal Commons

Drupal Commons por defecto permite crear un evento a cualquier usuario registrado, desde el botón: "listar evento".

Los eventos tienen una formulario de creación muy completo, en la que a parte de los datos principales se permite configurar un sistema básico de configuración del evento donde podemos indicar organizadores, permitir el registro o acotar el número de participantes permitidos.

Campos del formulario:

• Título.
• Descripción.
• Url.
• Data de inicio.
• Data final.
• Lugar (dirección física / online).
• Imagen del evento.
   
• Etiquetas temáticas.
   
• Organizadores.
• Permitir registro.
• Evento cerrado o abierto.
• Número máximo de participantes.

Edición y seguimiento de los eventos

El autor de los eventos puede, en cualquier momento, editar los datos principales del evento. Pero no puede acceder a modificar ciertas cosas que si puede hacer el superadministrador, como desapuntar a los usuarios inscritos o enviar un email masivo a los usuarios inscritos.

Edición del evento para el usuario creador

Edición del evento para el usuario superadministrador

Grupos de la comunidad

A parte de nuestro círculo de amistades, la comunidad se puede dividir en grupos.

Los grupos de la comunidad tienen una sección propia a la que se puede acceder desde  el menú principal.

Vista listado de grupos

En la sección Grupos vemos una lista de grupos con datos e información resumida de cada grupo:

• Titulo.
• Descripción.
• Enlace a ver los miembros, (organizers y contributors).
• Contenidos recientes, (muestra un listado de los títulos recientes de los contenidos).
• Colaboradores recientes, (muestra las imágenes de los colaboradores recientes).
• Un bloque a la derecha, nos muestra información: los títulos de los grupos más activos y un resumen de su actividad reciente.

Ficha de grupo en Drupal Commons

En la ficha de grupo veremos el titulo, la descripción, su pizarra (con todos los contenidos del grupo), un bloque de resumen de la actividad reciente y los miembros que forman el grupo:

• Organizadores.
• Colaboradores.

A parte al igual que los contenidos podemos:

• Añadir comentario.
• Marcar "me gusta".
• Marcar "seguir·
• Marcar como contenido inapropiado.

Para ser un colaborador tan solo hace falta crear contenido y asignarlo a un grupo determinado. El sistema automáticamente te detecta como colaborador del grupo a raíz de esta acción.

Publicación de un grupo

La publicación de un grupo depende del superadministrador. Cuando un usuario crea y guarda un grupo, éste queda pendiente de moderación y hasta que no lo valida y publica el "superadministrador" no empieza a "funcionar".

El usuario creador del grupo queda asociado como administrador del grupo.

*Un poco más adelante explicamos como se crea un grupo.

Tipo de grupos en Drupal Commons

Los grupos pueden ser de varios tipos.

Abiertos:

Cualquier usuario que  contribuya, aportando contenido al grupo, quedará asociado.

Moderados:

(cerrados con petición): un usuario deberá hacer una petición para formar parte del  grupo y esta deberá ser aprobada por el administrador del grupo.

Privados:

(Adhesión por invitación): un usuario no puede pertenecer a este grupo a menos que tenga invitación. La invitación la activa el organizador del grupo dado que no es algo que se puda solicitar. Los grupos privados estan absolutamente ocultos y no sabremos de su existencia a menos que seamos invitados.

Visibilidad de los grupos en Drupal Commons

Hasta que el superadministrador no haya moderado y publicado un grupo no será visible para la comunidad. (solo será visibles para su creador). Una vez publicados:

• Los Grupos Abiertos los verá toda la comunidad (todos los miembros) y usuarios no registrados.
• Los Grupos Moderados los verá toda la comunidad (todos los miembros) y usuarios no registrados.
• Los Grupos Privados solo serán visibles a los miembros que formen parte de éstos.

Creación de un grupo

Cualquier usuario miembro de la comunidad puede crear un grupo desde un botón que aparece en la parte superior del listado de grupos.

Se crea rellenando un formulario bien simple.

El formulario nos pide información básica como título, descripción, logo, y tipo de grupo.

Los tipo de grupos que hemos dicho son:

• Abiertos
• Moderados
• Privados

Cabe apuntar que los moderados pueden ser de dos tipos

• con contenidos restringidos a los miembros que no son del grupo
• con contenidos sin restringir a los miembros que no son del grupo 

Visibilidad de los contenidos de los grupos en Drupal Commons.

Como hemos visto, con anterioridad, dependiendo del tipo de grupo que elijamos vamos a tener la posibilidad de restringir más o menos los miembros, la audiencia de los contenidos y la publicación de éstos: quién los ve y quién no los ve.

Los contenidos publicados en los "Grupos Abiertos" los verá todo el mundo: usuarios anónimos y miembros de la comunidad.  

Lo mismo sucederá con los contenidos de los "Grupos Cerrados" (con contenidos sin restringir a los miembros que no son del grupo).

En cambio los que se publiquen en "Grupos Cerrados" (con contenidos restringidos a los miembros que no son del grupo) y los "Grupos Privados" solo serán visibles para los miembros que formen parte de los grupos en cuestión.

Unirse a un grupo de la comunidad

Formar parte de un grupo abierto

• Podemos unirnos en cualquier momento a un grupo abierto simplemente colaborando en la publicación de un contenido. Si publicamos un contenido en un grupo abierto, ya se nos considera miembros. Y formamos parte de los colaboradores.

Formar parte de un grupo moderado

• Para formar parte de un grupo moderado deberemos pedirlo siguiendo unos pasos muy simples detallados en la siguiente imagen:

1. Pulsar el botón adherirme al grupo (Join group).
2. Enviar mensaje de solicitud, (opcional).
3. Esperar validación.

El administrador de un grupo.

El administrador de un grupo, a parte de validar las solicitudes de adhesión al grupo, puede editar todos los contenidos de éste (aúnque él no sea el autor), desactivar, o borrar miembros del grupo, y otorgar roles de administradores a otros miembros.

Darse de alta en la comunidad o red social

Un visitante se puede dar de alta en la comunidad desde el botón de registro, que destaca en la pantalla de inicio. Un formulario nos pide nombre, apellido y e-mail y enseguida nos llega una notificación de bienvenida, para validar nuestra cuenta, que nos permite acceder a la comunidad y establecer una nueva contraseña si lo deseamos.

Una vez registrados ya somos un miembro más de la comunidad que puede interactuar con el resto y publicar contenidos.

Los contenidos los publicamos para nuestro grupo o para nuestros contactos.

Por defecto Drupal Commons te permite publicar contenidos para tus amistades o grupos.

Solicitar amistad en Drupal Commons

Cuando acedemos a la comunidad es habitual empezar buscando miembros a los que solicitar amistad. Lo podemos hacer desde el buscador de la cabecera.  Los resultados se nos muestran en una pantalla aparte:

Pedir amistad a un miembro de la comunidad es muy sencillo, se hace desde un botón de su ficha:

Pasos en el proceso de solicitud de amistad en Drupal Commons

Si hacemos clic en el botón solicitud de amistad, deberemos esperar que el usuario confirme la petición.

Lo podrá hacer cuando acceda a la comunidad y se de cuenta de que tiene una solicitud pendiente, por defecto no se envía una notificación por e-mail.

En la cabecera de la comunidad aparece un aviso sobre su icono de usuario:

Interacciones entre amistades

Aceptar un amigo

Una vez aprobada la amistad, el usuario nos figurara nuestro grupo de amistades, si lo deseamos, desde allí podremos entablar un diálogo mediante mensajes privados. O romper la relación si nos interesa pulsando un botón.

Mensajes entre amigos

Los mensajes, del mismo modo que las peticiones de amistad, quedan resaltadas y marcadas en la cabecera de la web, sobre el icono correspondiente: un sobre.  

Otra forma más directa de enviar un mensaje a un amigo es desde el icono que nos aparecerá en la ficha del miembro, una vez que el miembro figura entre nuestras amistades.

Ficha de usuario miembro de la comunidad

*No solo podemos acceder a la ficha de un miembro desde la página de resultados de la búsqueda (como hemos visto antes), lo podemos hacer desde cualquier pantalla en la que veamos información de los miembros: un enlace, una imagen, etc.

Antes de pedir la amistad nos puede interesar consultar la información del miembro desde su ficha.

• Nombre de usuario
• Imagen
• Actividad reciente en la comunidad
• Grupos a los que pertenece.
• Contenidos que sigue.
• Miembros de la comunidad a los que sigue.

Seguir la actividad de un usuario miembro de la comunidad

A parte del comentado botón de solicitud de amistad vemos un botón de "seguir". Si lo marcamos, estaremos al corriente de la actividad de este usuario: seremos notificados siempre que el usuario publique un contenido, siempre que lo publique teniéndonos en cuenta como parte de su audiencia. Si lo publica para un grupo privado no tendremos ni acceso al contenido ni la notificación correspondiente.

Tablero de gestión de un usuario en Drupal Commons

El usuario dispone de un tablero que le permite acceder y editar tanto sus datos como la configuración general de su cuenta.

El menú de usuario tiene 5 pestañas:

• Ver (View )
• Editar perfil (Edit profile)
• Editar cuenta (Edit account)
• Configuración de notificaciones (Notification settings)
• Mensajes Privados e Invitaciones (Private messages & invitation)

Perfil de usuario (edit profile)

• Nombre
• Apellido
• Bio
• Facebook URL
• Twitter URL
• LinkedIn URL
• Cuenta de usuario
• e-mail
• Password
• Imagen
• Zona de horario (uso horario)
• Imagen

Configuración de notificaciones (Notification settings)

Permite al usuario estar alerta de todo lo que está siguiendo en la comunidad, ya sean grupos, personas, o un tema o contenido concreto.

Las notificaciones llegan clasificadas por:

• Grupos
• Personas
• Temas
• Otros contenidos

El usuario puede desmarcar los ítems que desea dejar de seguir.

Mensajes privados e invitaciones (Private messages & invitations)

Desde aquí el usuario puede acceder a los mensajes y atender las invitaciones que recibe del resto de miembros de la comunidad

El superadministrador de Drupal Commons

El community manager o superadministrador tiene acceso a un extenso panel de gestión desde donde puede editar todos los contenidos, grupos y usuarios.

Edición de Contenidos

El tablero permite editar todos los contenidos de la comunidad, uno por uno o de manera masiva desde un listado de acciones.

Cuenta con opciones para filtrar los contenidos por estado y por tipo de contenido.

Edición de los Comentarios

El tablero permite editar todos los comentarios de la comunidad que clasifica por apartados en:

• Publicados
• Marcados como inadecuados (el sistema te permite borrar y bloquear la cuenta del usuario autor)
• Pendientes de aprobar

Edición de los Ficheros

El tablero permite editar todos los archivos de la comunidad.

Cuenta con opciones para filtrar los ficheros por tipo: Imagen, Video, Documento, Audio.

Edición de los Grupos

El tablero permite acceder a todos los grupos de la comunidad tanto para editar su contenido como para administrarlo.

Por ejemplo, desde la adminsitración podemos editar sus miembros:

• Añadir y borrar miembros.
• Otorgar el rol de adminstrador del grupo.

Edición de la Mensajería

El comunity manager podrá gestionar todos los mensajes de la comunidad. Para poder llevar a cabo esta gestión el sistema cuenta con una amplia variedad de opciones.